PRIVACY STATEMENT
Deze verklaring legt uit welke gegevens VINIA verwerkt, waarom, en welke rechten je hebt. VINIA is een dienst van Keyzer Coaching. Waar hieronder “wij” staat, bedoelen we Keyzer Coaching.
Wie verantwoordelijk is
Keyzer Coaching is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van deelnemers aan een VINIA-traject. Dat betekent dat wij bepalen welke gegevens worden verzameld, waarvoor, en hoe ze worden beschermd.
De organisatie die het traject inkoopt is dat niet. Zij neemt een dienst af en ontvangt bewust geen individuele gegevens van haar medewerkers. Dit volgt uit de kern van de methode: een werkgever ziet nooit het persoonlijke portret van een teamlid.
Het groepsportret en het samenwerkkompas gaan over het team als geheel en zijn niet tot één persoon te herleiden. Deze kunnen met de organisatie worden gedeeld: koopt HR het traject in, dan ontvangt HR ze desgewenst; koopt de teamleider het in, dan beslist die daarover. Wat er in jouw traject met het teambeeld gebeurt, hoor je vooraf, bij de start met het team, zodat er nooit iets wordt gedeeld waar je niet op rekende. Je persoonlijke portret blijft in alle gevallen bij jou.
Waarvoor we gegevens gebruiken
VINIA maakt zichtbaar hoe een team de onderlinge samenwerking ervaart. Daarvoor beantwoordt ieder teamlid een vragenlijst over de samenwerking met de collega’s. Uit die antwoorden ontstaan een persoonlijk portret voor ieder teamlid, een groepsportret voor het team, en een samenwerkkompas. Het doel is de samenwerking te begrijpen en te versterken. VINIA geeft nadrukkelijk geen oordeel, score of beoordeling over personen.
Op welke grondslag
De verwerking berust op ons gerechtvaardigd belang en dat van het team: beter en veiliger samenwerken. Dat belang is afgewogen tegen de privacy van de deelnemer, en de verwerking blijft beperkt tot wat daarvoor nodig is.
Deelname is vrijwillig. Je kunt bij een vraag kiezen dat je die niet kunt of wilt beantwoorden, en toelichten doe je alleen als je dat zelf wilt. Wil je helemaal niet meedoen, dan kan dat; hieronder staat wat dat betekent.
Hoe de portretten worden geschreven
De portretten worden geschreven met behulp van een AI-model, onder begeleiding van een coach. Naar dat model gaat alleen een set antwoorden zonder namen; de koppeling tussen antwoorden en persoon blijft in onze eigen beveiligde omgeving en gaat nooit mee. De portretten komen tot stand onder menselijke begeleiding: er worden geen besluiten over personen automatisch genomen.
Een eigen weegmodel bewaakt dat een portret nooit stelliger spreekt dan de antwoorden dragen. Losse toelichtingen worden nooit letterlijk overgenomen, juist om te voorkomen dat ze tot een persoon herleidbaar zijn.
Waar de gegevens staan
De gegevens worden opgeslagen in Nederland, bij TransIP, een gecertificeerde partij binnen de Europese Unie. Voor het schrijven van de portretten maken we gebruik van een AI-model van Anthropic. De gegevens die daarheen gaan bevatten geen namen. Deze doorgifte is gedekt door de daarvoor geldende contractuele afspraken.
Hoe lang we ze bewaren
De antwoorden en portretten bewaren we tot twaalf maanden na afronding van het traject, met het oog op een mogelijke vervolgmeting. Vindt die vervolgmeting binnen die periode plaats, dan begint de termijn opnieuw vanaf de afronding daarvan. Daarna verwijderen we deze gegevens. Basisgegevens bewaren we zolang de relatie met de opdrachtgever loopt, en verwijderen we binnen een redelijke termijn daarna. Financiële administratie bewaren we zoals de wet voorschrijft; dat betreft geen inhoudelijke antwoorden of portretten.
Wat het voor jou betekent als je niet meedoet
Vul je de vragenlijst niet in, dan tellen de ervaringen van je collega’s over de samenwerking nog wel mee in het groepsbeeld, maar er wordt geen persoonlijk portret over jou gemaakt.
Maak je uitdrukkelijk bezwaar tegen deelname, dan verwerken we geen gegevens over jou: je doet niet mee en er worden ook geen ervaringen over jou verzameld of gebruikt. Dit leggen we vooraf aan het team uit.
Jouw rechten
Je hebt recht op inzage in je gegevens, op correctie, op verwijdering en op bezwaar. Omdat de verwerking op gerechtvaardigd belang berust, heb je een bijzonder recht van bezwaar. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Keyzer Coaching is het aanspreekpunt voor al deze rechten. Neem contact op via de gegevens onderaan.
Beveiliging en datalekken
De gegevens staan op een afgeschermde omgeving, met toegang beperkt tot wie die nodig heeft. De koppeling tussen antwoorden en persoon wordt gescheiden bewaard van de set die voor de portretten wordt gebruikt. Mocht zich onverhoopt een datalek voordoen, dan handelen we dat af volgens de wettelijke meldplicht en informeren we betrokkenen wanneer dat vereist is.
Wat zichtbaar wordt wanneer verschillende perspectieven elkaar ontmoeten.
VINIA
Keyzer Coaching & Counseling
Fokkerstraat 12
3833 LD Leusden
06-22 71 65 55 · clement@keyzercoaching.nl
KvK 76748340